Een vakantieperiode is vaak ook een tijd van reflectie. In die tijd kunnen medewerkers dan ook tot het besluit komen om jouw organisatie te verlaten en hun ontslag in te dienen. Wanneer zo’n medewerker een goede kracht was voor jouw organisatie, is dat vertrek ongewenst en kan dat ook voor praktische problemen zorgen. Tegelijkertijd kun je niet anders dan de door hem of haar gemaakte keuze respecteren. Om ervoor te zorgen dat je vertrekkende medewerker positief terugkijkt op zijn of haar tijd bij jouw organisatie, doe je er verstandig aan om het offboarden goed te regelen. Hoe doe je dat?

Een aantal belangrijke aandachtspunten:

• Reageer begripvol als iemand vertrekt. Oók als je je druk maakt over het werk dat hierdoor blijft liggen. Ga ervan uit dat de medewerker niet zomaar overweegt om te vertrekken, maar dat hij of zij de keuze weloverwogen heeft gemaakt.
• Zorg ervoor dat de medewerker zijn of haar werk op een goede manier kan overdragen. Een vervanger is er niet zomaar, maar je kunt wel nu in kaart brengen wat de prioriteiten zijn en wie van de collega’s het werk tijdelijk kan of kunnen overnemen. Plan hiervoor tijd in je eigen agenda in en geef collega’s de ruimte om werkzaamheden over te nemen.
• Als medewerkers om een referentie of getuigschrift vragen, kun je een positief of neutraal getuigschrift opstellen. Maar je kunt er als werkgever ook je voordeel mee doen door een aanbeveling over de werknemer te plaatsen op LinkedIn. Hierdoor komt jouw bedrijf ook onder de aandacht bij het netwerk van de vertrekkende medewerker. Daar kan mogelijk weer een nieuwe kandidaat uit voortkomen voor de vrijgekomen functie.
• Benoem, zeker bij bepaalde functies, de geheimhouding nog een keer expliciet. Dat doe je in de brief met de bevestiging van de opzegging, waarbij je verwijst naar de getekende arbeidsovereenkomst.

En last but not least: organiseer een afscheid voor de medewerker. Het is voor de andere collega’s ook prettig om nog even samen te kunnen zijn, om op hun manier afscheid te nemen. Een plezierig afscheid draagt eraan bij dat je vertrokken medewerker nadien nog ambassadeur voor je onderneming kan zijn.