Werkgevers mogen werknemers een onbelaste reiskostenvergoeding van € 0,23 per kilometer geven, of bij thuiswerken een onbelaste thuiswerkvergoeding van € 2,35 per dag. Bij samenloop kwalificeert slechts één van de twee als onbelaste vergoeding. In de basis moet de werkgever de reisbewegingen en thuiswerkdagen van iedere werknemer bijhouden. Achteraf kan dan, per maand en per werknemer, de hoogte van de onbelaste vergoeding worden beoordeeld. De werkgever kan ook gebruikmaken van de 128-dagen-regeling, die als administratieve lastenverlichting is opgenomen in de Wet LB 1964. Maar hoe pakt die regel uit bij ouderschaps- en (aanvullend) geboorteverlof die elkaar opvolgen?

Vaste vergoeding ook mogelijk
Bij de 128-dagen-regeling betaalt de werkgever maandelijks een vast bedrag als reiskostenvergoeding/thuiswerkvergoeding. De werkgever kan gebruikmaken van deze regeling als de werknemer op ten minste 128 dagen per kalenderjaar naar een vaste plaats reist of thuiswerkt. De vergoeding wordt berekend alsof de werknemer op ten hoogste 214 dagen per kalenderjaar naar die vaste plaats reist of thuiswerkt. Om de regeling te mogen toepassen, is continuïteit van de werkzaamheden vereist. Volgens de Belastingdienst moet de werknemer daarvoor ‘in de regel’ thuiswerken of naar een vaste plek reizen (KG: 204:2024:8) en dat is niet meer het geval als de werknemer meer dan twee maanden niet werkt (of reist naar dezelfde plek).

Nieuw standpunt Belastingdienst
In de praktijk was niet duidelijk hoe ‘in de regel’ moest worden uitgelegd. De Belastingdienst heeft nu bepaald dat wanneer een werknemer binnen het jaar geboorteverlof opneemt en vervolgens ouderschapsverlof, elk soort verlof een nieuwe aanleiding vormt voor de tweemaandsregel. Tenzij zich een situatie voordoet van aaneengesloten verlof.

Voorbeeld
Een fulltime werkneemster die vijf dagen per week naar kantoor reist, gaat met zwangerschaps- (zes weken) en bevallingsverlof (tien weken). De verlofsoorten vallen binnen hetzelfde kalenderjaar. Er is sprake van aaneengesloten verlof. De werkneemster reist in totaal meer dan twee maanden niet naar kantoor (zestien weken). Een eventuele reiskostenvergoeding gedurende deze periode is niet gericht vrijgesteld.