Het ligt voor de hand om de vakantiedagen van het verlofsaldo van je medewerker af te schrijven. Maar als het gaat om een zieke medewerker die op vakantie wil, ligt het toch wat meer gecompliceerd. Deze medewerker moet namelijk zijn of haar toestemming geven voor het afschrijven van de verlofdagen. Anders gezegd: je mag de verlofdagen dus niet zomaar afschrijven, hoewel je medewerker wel zijn koffer inpakt en op vakantie gaat. Dit is vaak niet helder en levert gedoe op wanneer de medewerker uit dienst gaat en de eindafrekening krijgt. Hoe zit het precies en hoe kun je dat voorkomen?

Verzuimreglement
Uit jurisprudentie van de Hoge Raad blijkt dat de zieke medewerker moet instemmen met het afschrijven van de dagen van zijn of haar verlofsaldo. Hierover kun je regels opstellen in het verzuimreglement. Je benoemt daarin de spelregels wanneer een medewerker ziekgemeld is, zodat medewerkers weten wat er op dit vlak van hen verwacht wordt binnen jouw bedrijf. Beschrijf de regels binnen jouw organisatie omtrent ziekte en vakantie helder en ondubbelzinnig. Breng het verzuimreglement duidelijk onder de aandacht bij je medewerkers – ook als er geen zieke collega’s zijn. Dit kan prima tijdens een werkoverleg en in de vorm van informatie die je deelt op jullie intranet. Het is dan gemakkelijker om daarnaar te verwijzen als je de verlofaanvraag bevestigt.

Voorkom ‘gedoe’
Verwacht je toch gedoe te krijgen met jouw medewerker? Schakel dan de arbodienst of bedrijfsarts in. Bespreek tijdig de vakantieplannen van de medewerker en zorg ervoor dat je tijd hebt om een spreekuur bij de bedrijfsarts te kunnen aanvragen. Op dit moment is er namelijk nog steeds een tekort aan bedrijfsartsen en in de periode rondom de zomer hebben zij het vaak nog drukker. Dit zijn typisch zaken die gemakkelijk kunnen uitmonden in een arbeidsconflict. Met name wanneer een medewerker de eindafrekening ziet bij het einde van zijn of haar dienstverband. Probeer daarom altijd in overleg met elkaar te blijven en leg de afspraken – over het afschrijven van verlof – zorgvuldig vast.

Let op: gaat je zieke werknemer met vakantie en worden zijn/haar verlofdagen ingehouden? Dan heeft je werknemer recht op zijn of haar ‘reguliere’ loon (100% plus emolumenten).