Stel, een werknemer maakt in december 2023 een aantal zakelijke kilometers. Zijn werkgever betaalt de vergoeding hiervoor pas in januari 2024. Welk bedrag voor de gerichte vrijstelling voor reiskosten is dan van toepassing? Is dat het bedrag van € 0,23 per kilometer van 2024 of het bedrag van € 0,21 per kilometer van 2023? De Belastingdienst heeft deze vraag beantwoord op het Forum Salaris. Volgens de Belastingdienst geldt voor een vergoeding van de zakelijke kilometers van december 2023 die een werkgever in 2024 betaalt, de gerichte vrijstelling van
€ 0,23 per kilometer – mits er wordt voldaan aan twee voorwaarden.

De Belastingdienst noemt in dit kader deze twee voorwaarden:

1. De werknemer krijgt in 2023 al een onvoorwaardelijk recht op een vergoeding van ten minste € 0,23 per kilometer. Dit zal dan vastgelegd zijn in arbeidsrechtelijke afspraken.
2. De werkgever past de ‘loon-insystematiek toe’. Dat is het geval als de werkgever ervan uitgaat dat de werknemer de reiskostenvergoeding over december, die hij in januari betaalt, geniet in januari.

Loon-oversystematiek
De werkgever past daarentegen de ‘loon-oversystematiek’ toe als hij nabetalingen in januari over december van het voorgaande jaar toerekent aan december. De werkgever mag deze systematiek gebruiken als hij dat door de jaren heen steeds zo heeft gedaan. Als de werkgever dit in het verleden heeft toegepast, zijn toch de regels van 2023 van toepassing op de reiskostenvergoeding over december die hij in januari betaalt. Voor deze reiskosten geldt een gerichte vrijstelling van € 0,21 per kilometer als de werknemer hier in 2023 al een onvoorwaardelijk recht op heeft.