Werkgevers moeten er vanuit hun zorgplicht voor zorgen dat hun werknemers vrije dagen en vakantie op (kunnen) nemen en dat zij dat ook tijdig doen. In dat kader ben je als werkgever ook verplicht om een deugdelijke verlofadministratie bij te houden. In de praktijk neemt niet iedere werknemer zijn of haar vakantiedagen bijtijds op. Mag je die niet opgenomen vakantiedagen dan laten vervallen? Het antwoord is ja, maar dit is wel aan voorwaarden gebonden. Ook speelt de datum van 1 juli 2026 een belangrijke rol. Per die datum vervallen namelijk de wettelijke vakantiedagen die je werknemers in 2025 hebben opgebouwd. Wat vraagt dit nu van werkgevers?

Voorwaarden vervallen wettelijke vakantiedagen
De wettelijke vakantiedagen staan voor 4x de wekelijkse arbeidsduur. Bij een voltijds dienstverband gaat het dan doorgaans om 20 verlofdagen per jaar. De wettelijke vakantiedagen vervallen pas wanneer aan deze twee voorwaarden is voldaan:

1. De werknemer moet in staat zijn gesteld om de wettelijke vakantiedagen op te nemen.
2. De werkgever moet (schriftelijk) hebben gewezen op de vervaltermijn van 6 maanden wanneer de wettelijke vakantiedagen niet worden opgenomen.

Let op: de bovenwettelijke vakantiedagen (de verlofdagen die je als werkgever extra geeft, boven op 4x de wekelijkse arbeidsduur) vervallen pas na 5 jaar.

 Actie nodig
De datum van 1 juli a.s. komt inmiddels gestaag naderbij. Onderneem als werkgever daarom nu al actie. Licht je medewerkers in, zodat zij alsnog hun resterende verlofdagen kunnen inplannen. Hier heb je als werkgever belang bij, omdat het opnemen van vrije dagen ten goede komt aan het welzijn en de gezondheid van je medewerkers. Daarmee voorkom je mogelijk ook ziekteverzuim. Er kan rekening worden gehouden met de planning van de werkzaamheden en een goede overdracht aan collega’s.

 Tip
Als werkgever kun je er in overleg met je werknemer voor kiezen om de bovenwettelijke vakantiedagen uit te betalen. Wettelijke vakantiedagen mag je níet uitbetalen, tenzij het dienstverband met de werknemer eindigt.