Als een werkgever een fiets ter beschikking stelt aan een werknemer die deze voor zijn woon-werkverkeer gebruikt, gaat dit administratief goed. De fiscale bijtelling van 7% wordt toegepast en de werknemer ontvangt verder geen reiskostenvergoeding. Het wordt lastiger indien de werknemer voor een paar dagen per week of af en toe (bijvoorbeeld als het regent) de fiets van de zaak laat staan, met de eigen auto naar het werk gaat en de werkgever hier een onbelaste reiskostenvergoeding voor wil geven. Hoe ga je daar als werkgever mee om?

werkgever geen onbelaste reiskostenvergoeding geven aan je werknemer. Komt je werknemer met een eigen auto, dan mag je hiervoor wel een onbelaste reiskostenvergoeding geven van € 0,21 per kilometer. Die kun je toekennen op declaratiebasis of als vaste reiskostenvergoeding. Wel moet je dan aannemelijk maken dat je werknemer een ander vervoermiddel gebruikt dan de fiets van de zaak.

Administratieve last
In de praktijk brengt dit een te grote administratieve last met zich mee. Om dit te vereenvoudigen, is in een Kamerbrief d.d. 6 februari 2023 de mogelijkheid geboden om individueel afspraken te maken over hoeveel dagen per week met de fiets van de zaak wordt gereisd en hoeveel dagen met de eigen auto. Deze afspraken vormen dan de basis voor het vaststellen van de reiskostenvergoeding. Voorwaarden: de afspraken moeten zijn afgestemd op de persoonlijke omstandigheden van de werknemer én ze moeten voldoende realiteitswaarde hebben. Een incidentele afwijking van deze afspraak hoeft niet te resulteren in aanpassing van de vergoeding.

Vandaag wel of niet op de fiets?
Als een werknemer op vaste dagen in de week met de fiets van de zaak dan wel met de eigen auto naar het werk komt, zal deze vereenvoudiging goed werken. In de praktijk verwachten wij echter dat de werknemer de keuze voor het vervoermiddel veelal zal laten afhangen van het weer van de dag, de zin om op de fiets te stappen, afspraken tijdens of na de werkdag waarvoor een auto nodig is, etc. Dan is het lastiger om vooraf met elkaar hierover afspraken te maken. De administratieve last zal er in die gevallen dan toch nog zijn.