De algemene vergadering van een privaatrechtelijke rechtspersoon moet op grond van de huidige regels fysiek plaatsvinden in de plaats die in de statuten wordt vermeld, of in de gemeente waar de rechtspersoon haar zetel heeft. Je kunt wel in de statuten opnemen dat vergadergerechtigden via een elektronisch communicatiemiddel (videobellen of conference call) aan de algemene vergadering kunnen deelnemen. Er is dan sprake van een hybride vergadering, waarbij zowel fysiek als op afstand deelgenomen kan worden aan de algemene vergadering. Volledig digitaal vergaderen is nu nog niet mogelijk, maar wanneer wel?

Binnenkort (waarschijnlijk al vanaf 1 juli 2026) gaat dat veranderen, als ook de Eerste Kamer hiermee instemt. De algemene vergadering kan dan volledig digitaal worden gehouden, mits de statuten hierin voorzien en hiervoor draagvlak is bij de meerderheid van de vergadergerechtigden met stemrecht. Daarnaast moet aan de volgende voorwaarden worden voldaan:

• De digitale vergadering moet een volwaardig alternatief zijn voor een fysieke vergadering.
• Net als bij een fysieke vergadering moeten de vergadergerechtigden de gelegenheid hebben om vragen te stellen die het bestuur naar beste weten moet beantwoorden.
• De vergadergerechtigden moeten kunnen deelnemen met beeld én geluid, zoals videobellen. Het gebruik van een telefoonverbinding of een conference call is niet meer voldoende.
• De vergadergerechtigden moeten kunnen deelnemen aan de beraadslaging. Het enkel kennisnemen van de beraadslaging via een live-uitzending volstaat niet meer.

Je mag in de statuten aanvullende voorwaarden opnemen. Daarnaast moeten de vergadergerechtigden – net als onder het huidige recht – via het elektronisch communicatiemiddel kunnen worden geïdentificeerd en hun stemrecht kunnen uitoefenen.

Overgangsrecht

Er is voorzien in een overgangsregeling. Vanaf de inwerkingtreding mag je bijvoorbeeld nog een jaar volgens de huidige regels vergaderen (denk aan een conference call in plaats van een audiovisueel communicatiemiddel). Faciliteren de statuten nu al digitale deelname aan een vergadering? Dan worden die statutaire bepalingen na inwerkingtreding van het volledig digitaal vergaderen gezien als een verwijzing naar de nieuwe regels. Kun je nu hybride vergaderen, dan worden de statuten na inwerkingtreding geacht volledig digitaal vergaderen te faciliteren.