De fiets van de zaak blijft de gemoederen bezighouden. Wat denk je van het volgende voorbeeld? Een werkgever heeft met een leasebedrijf een fietsplan afgesproken. Het leasebedrag bedraagt € 60 per maand. De werkgever wil echter geen extra kosten en spreekt met de werknemer af dat het leasebedrag wordt ingehouden op het brutoloon. Deze situatie leidt nogal eens tot onduidelijkheid voor de salarisadministratie. Hoe moet dit worden verwerkt? Moet er nog een bedrag ten laste van de vrije ruimte worden gebracht, zoals het belastingvoordeel voor de werknemer?

De werkgever leaset de fiets en stelt deze ter beschikking aan de werknemer. De bijtelling is van toepassing. Voor het privégebruik moet je 7% van de waarde van de fiets (inclusief omzetbelasting) bij het loon van de werknemer tellen. Hiermee is de fiets verwerkt in de salarisadministratie. De werkgever wil echter geen extra kosten voor de fiets hebben. Daarom spreekt hij af dat de werknemer de leasekosten geheel of gedeeltelijk betaalt. Voor die kosten levert de werknemer een deel van zijn salaris in en in ruil daarvoor betaalt de werkgever de fiets, die de werknemer kan gebruiken. Er is dan sprake van een cafetariaregeling. Doordat de werknemer minder loon ontvangt, betaalt hij ook minder loonheffing. In het voorbeeld is het leasebedrag € 60. Maar de werknemer betaalt netto minder, afhankelijk van zijn belastingtarief. Dit ‘voordeel’ hoeft niet ten laste van de vrije ruimte te komen, want het voordeel van de ter beschikking gestelde fiets is immers al verwerkt door de bijtelling op het loon van de werknemer.

Kanttekeningen
Hierbij nog enkele kanttekeningen:

• De cafetariaregeling heeft ook een lagere opbouw van diverse inkomensafhankelijke regelingen tot gevolg. Denk bijvoorbeeld aan sociale uitkeringen en pensioen.
• De werkgever bespaart zichzelf werkgeverslasten door de verlaging van het brutoloon. De werkgever kan dit toerekenen aan de werknemer, waardoor deze minder loon heeft in te leveren.
• De werknemer wordt geen eigenaar van de fiets. Na afloop van het leasecontract kan de werknemer de fiets overnemen van het leasebedrijf. Betaalt de werknemer minder dan de dagwaarde, dan is dat een belast voordeel. Hierbij mag je uitgaan van een waardevermindering van 20% op jaarbasis. Na 5 jaar is de restwaarde dus nihil en heeft de verkoop geen gevolgen meer voor de loonheffingen.
• Bij een ter beschikking gestelde fiets mag de werkgever geen vrijgestelde vergoeding betalen voor de door de werknemer met de fiets gereden kilometers. Bij een vergoeding voor – of verstrekking van – een fiets mag dat wel, omdat de fiets dan eigendom is van de werknemer.
• Het is meestal voordeliger om de fiets te vergoeden of te verstrekken dan om een fiets via een leasebedrijf te leasen. De werknemer wordt eigenaar van de fiets en kan bovendien een vrijgestelde kilometervergoeding krijgen. De betaalde vergoeding voor de aanschaf of de waarde van de fiets moet in die gevallen wél ten laste van de vrije ruimte worden gebracht. Zelfs wanneer de werkgever bij overschrijding van de vrije ruimte eindheffing moet betalen, kan dit voordeliger zijn.