Wanneer een medewerker vertrekt, moet je als werkgever meerdere administratieve zaken regelen. Om te beginnen is het belangrijk dat je de uitdiensttreding schriftelijk bevestigt. Het is verstandig om dit altijd te doen, ongeacht de reden van vertrek. In de brief vermeld je de einddatum en geef je aan dat de eindafrekening volgt. Benoem ook dat de medewerker aan geheimhouding wordt gehouden en dat hij/zij de social media moet aanpassen. Bevat de arbeidsovereenkomst ook een concurrentie- en relatiebeding? Refereer daar dan ook aan in de brief aan de vertrekkende medewerker. Waar moet je nog meer aan denken?

• Informeer de salarisadviseur tijdig, want hij of zij maakt de eindafrekening en berekent de eventuele transitievergoeding. Verreken ook de studiekosten of lening. De salarisadviseur meldt de medewerker doorgaans af voor de pensioenregeling en de ziekteverzuimverzekering, maar let ook op andere verzekeringen, zoals de WGA-hiaatverzekering.
• Check de cao op verplichtingen bij het einde van het dienstverband.
• Blokkeer accounts, trek toegangsrechten in, vervang wachtwoorden en inlogcodes, en deactiveer toegangspasjes, zodat de veiligheid geborgd is en er conform de AVG wordt gehandeld.
• Neem bedrijfsmiddelen in zoals de mobiele telefoon, laptop, fiets, auto, sleutels, toegangspasjes, bedrijfskleding, en de inrichting van de thuiswerkplek. Laat de medewerker hiervoor een formulier ondertekenen.
• Breng medewerkers, klanten en relaties op de hoogte van het vertrek en noem de naam van de opvolger of vervanger. Houd hier zelf de regie over wanneer het ontslag niet vriendelijk verliep.
• Zet een auto-reply in de mail en stuur de mail automatisch door naar de opvolger of tijdelijke vervanger.
• Gaat de medewerker ziek uit dienst? Meld dit dan op de laatste dag van het dienstverband bij het UWV. Je bent hier als werkgever wettelijk toe verplicht.

Tip
Schenk ook aandacht aan deze zaken:

• Berg het personeelsdossier op en zet de AVG-termijnen van documenten in het personeelsdossier in je agenda.
• Pas de website van je bedrijf aan en de social media (verwijder foto’s in teamverband en teksten over de oud-medewerker).
• Tot 4 weken na het einde van het dienstverband is er een risico op een ziekmelding, die consequenties kan hebben voor jou als oud-werkgever. Het UWV kan de ZW-uitkering deels bij de oud-werkgever claimen. Houd deze datum daarom in de gaten en check dit bij de oud-medewerker.
• Verstrek de jaaropgave in het volgende kalenderjaar. Noteer in je agenda dat je die toestuurt in januari.
• Controleer of alle social media van de oud-medewerker zijn aangepast binnen 2 weken na einde van het dienstverband, zoals genoemd in de bevestiging van de opzegging.