Werknemers die vanuit een ander land naar Nederland komen om te werken, krijgen vaak een vergoeding voor de extra kosten van verblijf buiten hun land van herkomst. Dit zijn de zogenoemde extraterritoriale kosten (ET-kosten). U kunt de werkelijke ET-kosten vergoeden op declaratiebasis of op basis van de 30%-regeling. In het eerstgenoemde geval moet u de kosten aannemelijk maken. U moet de kosten en de vergoeding per werknemer bijhouden.

Bij toepassing van de 30%-regeling mag u – onder voorwaarden – zonder bewijs maximaal 30% van het loon onbelast vergoeden. U moet jaarlijks in het eerste loontijdvak van het kalenderjaar, waarin u de ET-kosten vergoedt voor het hele kalenderjaar kiezen voor een van beide regelingen. Een uitzondering geldt voor de eerste vier maanden van het eerste jaar van de tewerkstelling.

Hoe werkt dit?

Stel dat de ingekomen werknemer per 1 maart 2025 bij u komt werken. U doet binnen vier maanden de aanvraag voor de 30%-regeling. U krijgt dan een 30%-beschikking van de Belastingdienst die terugwerkt tot 1 maart 2025. Tot 1 juli 2025 mag u dan per loontijdvak kiezen of u de ET-kosten op declaratiebasis wilt vergoeden of op basis van de 30%-regeling. Vanaf de vijfde maand (juli) maakt u een keuze voor de rest van het kalenderjaar. Vanaf 2026 kiest u volgens de hoofdregel per kalenderjaar.