Begin 2025 moet u beoordelen of u in 2024 de vrije ruimte hebt overschreden. Blijft het totale eindheffingsloon binnen de vrije ruimte, dan hoeft u geen eindheffing aan te geven en te betalen. Wordt de vrije ruimte overschreden, dan betaalt u 80% eindheffing over het verschil tussen de vrije ruimte en het totale eindheffingsloon dat in de vrije ruimte is aangewezen. De eindheffing geeft u aan in de loonaangifte over het tweede tijdvak van 2025. U kunt de eindheffing voorkomen door tussentijds te controleren of u de vrije ruimte niet overschrijdt.

Is er sprake van een concern (tenminste 95% aandelenbelang gedurende het hele kalenderjaar)? Dan zou de concernregeling mogelijk een voordeel kunnen opleveren. Bij het toepassen van deze regeling berekent u de eindheffing op concernniveau. Hiervoor telt u alle fiscale loonsommen van de vennootschappen die aan de voorwaarden voldoen bij elkaar op, hierover berekent u de vrije ruimte. Komen de vergoedingen en verstrekkingen van dat concern boven de vrije ruimte, dan berekent u over het meerdere de eindheffing. Is deze eindheffing minder dan de eindheffing die u voor alle vennootschappen individueel hebt berekend, dan levert de concernregeling een voordeel op. U mag dit achteraf en ieder jaar weer bepalen. Let wel, de vennootschap met de grootste loonsom draagt de eventuele eindheffing af. Alle vennootschappen blijven wel hoofdelijk aansprakelijk voor de af te dragen eindheffing.

Alternatief bij volle vrije ruimte

Heeft u de vrije ruimte al helemaal benut? Dan hoeft de eindheffing niet per definitie duur voor u uit te pakken. U moet alleen andere keuzes maken. Stel, u bent van plan om uw werknemers een bonus te geven van € 500 bruto, waarvan zij ieder zo’n € 250 netto overhouden. Uw kosten (inclusief werkgeverslasten) bedragen dan zo’n € 600. Wijst u nu de nettobonus van € 250 aan in de vrije ruimte, dan moet u daarover 80% eindheffing betalen. Uw kosten zijn dan slechts € 450. Toch snel verdiend! Maar u kunt natuurlijk ook het stukje voordeel aan uw werknemers geven en uw kosten gelijk houden.

Let op

De tarieven van werknemers verschillen, er kan een cao van toepassing zijn, etc. Het blijft dus maatwerk!

Om vergoedingen en verstrekkingen in de vrije ruimte te plaatsen of om gebruik te maken van de gerichte vrijstellingen moet de vergoeding of verstrekking worden aangewezen als eindheffingsbestanddeel. De Belastingdienst neemt gedurende het kalenderjaar aan dat zo’n aanwijzing heeft plaatsgevonden als de vergoeding of verstrekking niet tot het loon van de werknemer is gerekend. Is de vergoeding of verstrekking gegeven in een vorig kalenderjaar, dan zal de vergoeding of verstrekking worden beschouwd als belast loon van de werknemer. De gerichte vrijstellingen en de vrije ruimte zijn dan niet alsnog van toepassing.

Let op

Als u een vergoeding geeft of verstrekking doet aan uw werknemers waarbij u voldoet aan de voorwaarden van de betreffende gerichte vrijstelling, neemt de Belastingdienst aan dat u de vergoeding of verstrekking hebt aangewezen. Als u bijvoorbeeld een reiskostenvergoeding betaalt van maximaal € 0,23 per kilometer, wordt dus aangenomen dat u de vergoeding hebt aangewezen. Vergoedt u meer dan € 0,23, dan moet u het meerdere wél expliciet aanwijzen.